Tuesday, October 20, 2009

Bagaimana Bisa Mengatur Ribuan Email?

Seseorang menulis di milis, kalau dia heran ada yang bisa menyortir ribuan email.

Tapi saya salut dengan xxxxxx yg punya waktu untuk join milist dan sanggup nyortir 21 ribu email di inbox... Hebat... I don't have time to do that... I must learn how to do that...

Saya sendiri, so pasti ngedelete email itu. Tapi lama2...?

Sunda Kelapa @ Undercover ID

Sebenarnya mengatur ribuan email sekaligus sangat mudah dan simpel, namun dibalik semua itu ada beberapa pekerjaan yang harus dilakukan terlebih dahulu. Setelah “ritual” dilakukan, voila! Let the computer do it.

Yap, saya tidak salah, hanya komputer (Mac dan PC) yang bisa, no Handheld devices, no Blackberry, no Windows Mobile, apalagi Symbian. Kenapa? Karena yang namanya handheld device, tidak bisa menampung ribuan email!

Box 

Bisa anda lihat sendiri, gw pada 20 Oktober 2009 jam 1:38 memiliki 26.426 email yang belum terbaca. Itu hanya yang belum terbaca. Yang jelas, kalau saya klik semua email, pasti hasilnya jauh lebih banyak lagi. Dan untuk tahun 2009 saja, saya menghabiskan 3,3GB untuk storage email saya. Kalau begini, handheld device mana yang mampu menampung email sebesar 3,3GB? wong ngatur SMS 150 biji aja udah kecapean, ngatur kontak 500 biji aja udah hah-heh-hoh.

Lalu bagaimana gw bisa keep-up? Gampang. Semuanya email client, baik Ajax Web Based seperti GMail dan Yahoo! Mail yang baru, maupun email client offline seperti Thunderbird, Mail, The Bat dan… hoex… Outlook Express, punya yang namanya fitur Filtering.

Mail Filtering and Rules

Contoh yang gw berikan dengan gambar adalah contoh pada… cuih… Outlook Express, namun fungsi umumnya bakalan sama di setiap client.

  1. Jika kamu pake client offline, maka lebih baik kamu buat dulu subfolder di dalam inbox. Namai subfolder itu dengan email yang akan masuk ke situ. Dalam kasus gw, gw menamainya dengan “Private”
    New Folder 
  2. Lalu buatlah Message Rules dengan memilih Tools > Message Rules > Mail.
  3. For those who fluent in English, you can do that easily, soalnya dialog box Mail Rules sangat mudah dimengerti. Bagi yang kesulitan, here’s the Tutorial.
    Mail Rules 
    Pada nomor 1, tentukan mail seperti apa yang akan difilter, dalam kasus gw, gw memilih “Ketika subjek  mengandung kata tertentu”. Selanjutnya, pada nomor 2, aksi apa yang akan dipilih ke email tersebut, gw milih “Pindahkan ke folder tertentu”. Dan deskripsikan semuanya di nomor 3.

    Dalam contoh diatas, gw membuat aturan, “Ketika subjek terdapat kata “Private” MAKA “Pindahkan email ke folder “Private”. Namai, dan jadilah “aturan” baru itu.

    Sekarang, setiap ada email yang mengandung kata “private” pada subjek maka email itu akan dipindahkan ke folder yang bernama “private”.

Here’s come the magic. Mail Rule bisa dibuat sampai kedalaman tidak terbatas. Artinya kamu bisa membuat sebanyak apapun rule yang kamu mau. Setiap mail akan tersortir secara otomatis, ke dalam folder-folder yang terorganisir.

Mail Rule tidak harus dibuat berdasarkan subjek, bisa juga berdasarkan alamat email asal, alamat email tujuan, CC, ukuran, ada attachment atau tidak, orang tertentu, banyak lah! Bahkan syarat syarat itu bisa digabungkan, misalnya, dari orang tertentu yang ada attachment di dalamnya.

Setelah semua tersortir dengan baik, tinggal muncul masalah berikutnya, emang sempat baca semua? Gw pribadi sih nggak sempat. Karena itulah gw punya 26ribu unread mail.

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...